TAGUNGEN & EVENTS

Professionell geführte und außergewöhnliche Locations und Dienstleister aus Ulm und Umgebung stellen sich vor.

Es war der Alptraum schlechthin: Wenige Tage vor dem „Winterleuchten“ fiel die Heizung im historischen Zeughaus in Ulm aus. Dorthin hatte die Neue Pressegesellschaft (NPG) zu ihrem Neujahrsempfang eingeladen. Eine Reparatur im Zeitplan war unmöglich; ein kurzfristiger Wechsel der Örtlichkeit ebenso. Nahezu zeitgleich meldete sich der Winter mit frostiger Kälte zurück. Es sind Situationen wie diese, die Event-Organisatoren die Schweißperlen auf die Stirn treiben. Für NPG-Eventmanagerin Kathrin Maier sind sie dagegen keine Seltenheit. „Da muss man flexibel bleiben“, sagt sie. „Ich habe noch keine Veranstaltung erlebt, bei der alles so ablief, wie es geplant war.“ Für alle Eventualitäten einen Plan B in der Tasche zu haben, sei nicht möglich. Wer Events plane, müsse lernen, auf Unerwartetes zu reagieren. So wie Maier, die im Falle des „Winterleuchtens“ auf Heizlüfter zurückgriff, um den Festsaal vorab auf Temperatur zu bringen. Für das Wohlfühlklima am Abend sorgte schließlich eine im Freien aufgebaute mobile Zeltheizung, die über einen Luftschlauch und ein Gebläse warme Luft ins Saalinnere brachte.

SECHS MONATE VORLAUFZEIT

Rund 300 Gäste aus Wirtschaft und Politik lädt die Neue Pressegesellschaft jedes Jahr zu ihrem Neujahrsempfang im Januar ein. In Sachen Planung und Ablauf wird nichts dem Zufall überlassen. Über ein halbes Jahr im Voraus beginnen die Vorbereitungen. Für ein perfektes Event gilt es, eine Vielzahl an Aspekten zu beachten. „Das Wichtigste an diesem Abend ist das Knüpfen von Netzwerken“, sagt Maier. Damit das klappt, schaffen sie und ihre Kollegen optimale Bedingungen. „Der Mix muss stimmen“, betont sie. Das fange bei der Wahl des richtigen Veranstaltungsortes an. Die Atmosphäre, die Beleuchtung, die Dekoration: „Wenn der Gast kommt und sich willkommen fühlt, hat man alles richtig gemacht.“

Für das „Winterleuchten“ setzte Maier in der Vergangenheit auf ungewöhnliche oder bislang unbekannte Veranstaltungsorte, die noch selten gebucht werden. „Das hat den Vorteil, dass die Location in der Erinnerung der Gäste eher mit dem Unternehmen verbunden wird“, sagt die Eventplanerin. Viele Jahre wurde das „Winterleuchten“ im Saal des Zeughauses gefeiert, in diesem Jahr ging der Empfang erstmals in der Passigatti-Halle in NeuUlm über die Bühne. Die kernsanierte Maschinenbauhalle aus den 40er Jahren besticht durch ihre einzigartige Architektur im New York Loft Style.

Nach Angaben des Branchenverbands GCB investieren Unternehmen immer höhere Summen, um sich mit Veranstaltungen zu präsentieren. Das Geschäft mit Kongressen, Messen und Events nimmt seit 2006 zu. Im vergangenen Jahr gab es mehr als drei Millionen Veranstaltungen in rund 7200 Veranstaltungszentren, Tagungshotels und Eventlocations.

Gerade bei großen Veranstaltung „kann unglaublich viel schiefgehen“, sagt Kathrin Maier. Firmen, die Events planen und bislang keine oder nur wenig Erfahrungen in der Umsetzung haben, rät sie daher zu externer Hilfe: „Große Events sind Vollzeitprojekte.“ Dafür müsse ein „roter Faden“ gefunden, alle Inhalte darauf ausgerichtet werden: „Zuallererst muss klar sein: Was ist das Ziel meines Events?“ Die Gestaltung sollte sich an den Gästen orientieren – und gleichzeitig zum Thema der Veranstaltung passen. Termine am Veranstaltungsort im Vorfeld sind nach den Worten Maiers von entscheidender Bedeutung. Vieles kläre sich erst vor Ort, vieles erscheine dort in einem völlig anderen Licht als am Schreibtisch im eigenen Büro. Am Termin selbst gilt „Ein Ansprechpartner vor Ort ist durch nichts zu ersetzen“, sagt Maier.

Beim „Winterleuchten“ sorgen rund 30 Helfer für einen reibungslosen Ablauf. Vom Techniker über den Caterer bis hin zum Musiker kämen dabei „grundverschiedene Typen von Menschen zusammen“. Sie alle unter einen Hut zu bringen sei nicht immer einfach; oftmals müsse der Eventmanager vermittelnd eingreifen: „Dieser Aspekt wird gerne unterschätzt.“

UNTERSCHÄTZTER SMALLTALK

Oberstes Ziel ist, dass sich die Gäste wohlfühlen und gut unterhalten. Für die Berliner Kommunikationstrainerin Ilona Quick ist Smalltalk ein wichtiger Baustein für ein Firmenevent – und zugleich ein Thema, das bei der Vorbereitung häufig zu kurz kommt: „Der Schwerpunkt ist in der Regel: Wo wird gefeiert? Was ist unser Ziel? Wer kommt? Der kommunikative Aspekt bleibt gerne auf der Strecke.“ In den Augen Quicks ist das verschenktes Potenzial. „Wenn ich mit meiner Veranstaltung Kontakte zu Geschäftspartnern oder wichtigen Kunden aufbauen beziehungsweise festigen möchte, spielt Smalltalk eine wichtige Rolle. Doch der funktioniert nicht von alleine“,sagt sie.

So könne anhand von Gästelisten bereits in der Planungsphase überlegt werden, wer wen kennen lernen und wer mit wem ins Gespräch kommen soll. Auch sei es möglich, Gemeinsamkeiten unter den Gästen zu recherchieren und sie als Eisbrecher und Ausgangspunkt für Gespräche zu nutzen. Fachliche Themen und Vertrauliches sind aus Sicht der Expertin bei Firmemevents in aller Regel fehl am Platze, lockere Gespräche über die Dinge des Alltags dagegen genau richtig. Um Smalltalk in Schwung zu bringen, brauche es die richtigen Menschen am richtigen Ort. „Hier ist der Gastgeber gefragt“, betont Quick. Seine Aufgabe sei es, auf seine Gäste zuzugehen und sie untereinander bekannt zu machen. Wer dabei mehr verrate als nur den Namen des unbekannten Gegenübers, liefere direkt eine Grundlage für Austausch: „Herr Müller ist nicht aus der Region, wir haben uns daher gerade über XY unterhalten …“.

Den Gesprächspartner mit Fragen zu bombardieren sei allerdings falsch. „Gehen Sie in Vorleistung, erzählen Sie etwas von sich“, lautet ihr Tipp. „Lass es mich tun, und ich behalte es.“ Diese Worte des chinesischen Philosophen Konfuzius sollten sich Event-Verantwortliche aus der Sicht von Silke Rommel zu Herzen nehmen und ihre Gäste aktiv einbeziehen: „Es gibt für ein Firmenevent nichts Langweiligeres als eine dreistündige Beschallung von der Bühne“, findet sie.

DIE GÄSTE EINBEZIEHEN

Die Stuttgarter Eventberaterin, PR- und Marketingspezialistin weiß, wovon sie spricht: Rommel veranstaltet Seminare und Workshops zum Thema Veranstaltungs- und Eventmanagement. Sie rät Organisatoren, neue Wege zu gehen. Workshops, Intervieweinlagen oder Elemente, bei denen die Gäste selbst kreativ werden können, sorgten zum Beispiel für Abwechslung „Beziehen Sie Besucher nicht nur gedanklich, sondern auch im Tun ein“, sagt Rommel. Bei Tagungen und Konferenzen haben sich aus ihrer Sicht „Barcamps“ bewährt – offene Veranstaltungen, deren Inhalte und Abläufe die Teilnehmer zu Beginn aus einem groben Rahmen selbst entwickeln. Rommel plädiert dafür, mutig zu sein und innovative Ansätze auszuprobieren: „Das macht den Gästen Lust darauf, Teil der Veranstaltung zu sein.“ [!] AMREI GROSS